1. Là vị trí vận hành của Phòng Nhân sự – Hành chính.
2. Chịu trách nhiệm nghiệp vụ cứng (hard HR): chấm công, lương thưởng, bảo hiểm, pháp lý.
3. Đảm nhiệm nghiệp vụ mềm (soft HR): tuyển dụng, truyền thông, văn hóa nội bộ.
4. Đảm bảo hệ thống nhân sự vận hành trơn tru, tuân thủ quy định và chính sách pháp luật.
5. Giữ vai trò gắn kết nội bộ, duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp và hỗ trợ phát triển nguồn nhân lực.
Nhiệm vụ:
1. Pháp lý doanh nghiệp – hệ thống công ty
- Soạn thảo, rà soát, quản lý hồ sơ pháp lý doanh nghiệp: đăng ký kinh doanh, con dấu, giấy phép ngành nghề, quyết định bổ nhiệm, cơ cấu sở hữu,…
- Soạn và quản lý các hồ sơ nội bộ: ủy quyền, hợp đồng nguyên tắc, quy chế hoạt động.
- Theo dõi, tổng hợp và cập nhật tình hình thay đổi pháp lý của các công ty thành viên.
2. Tuyển dụng và tiếp nhận nhân sự mới
- Thực hiện tuyển dụng theo kế hoạch và yêu cầu.
- Đăng tuyển, sắp xếp lịch phỏng vấn, chuẩn bị thủ tục tiếp nhận và hướng dẫn nhân viên mới.
3. Quản lý chế độ – chính sách nhân sự
- Xem xét và tổng hợp hồ sơ tăng bậc, tăng lương.
- Thực hiện thủ tục cho nhân sự nghỉ việc.
- Giải đáp thắc mắc liên quan đến quyền lợi CBNV (bao gồm quyền lợi bảo hiểm PTI).
- Thực hiện hồ sơ thanh toán bảo hiểm sức khỏe PTI cho cấp quản lý.
4. Quản lý con dấu
- Thực hiện quản lý, lưu giữ và sử dụng con dấu theo quy định của Công ty.
5. Hỗ trợ công việc hành chính
- Phối hợp xử lý các công việc hành chính – nhân sự khác khi có yêu cầu từ cấp trên hoặc khi đồng nghiệp cần hỗ trợ.
6. Tổ chức sự kiện và hoạt động nội bộ
- Hỗ trợ tổ chức các chương trình: lễ, Tết, Year End Party, sinh nhật công ty
- Thực hiện các hoạt động onboarding, setup phòng họp, tiếp khách.
- Chuẩn bị hồ sơ hành chính khi có đoàn kiểm tra.
7. Quản lý văn bản – hệ thống tài liệu nhân sự
- Quản lý biểu mẫu và văn bản nhân sự nội bộ.
- Soạn thảo, cập nhật tài liệu liên quan đến hệ thống quản lý: sơ đồ tổ chức, mô tả công việc, phân công công việc, phân quyền phê duyệt, KPI, quy trình, quy định, đào tạo hội nhập…
8. Truyền thông nội bộ
- Thiết kế đơn giản các ấn phẩm nhân sự bằng Canva.
- Soạn tin ngắn để truyền thông cho nhân viên qua Viva Engage hoặc các kênh nội bộ khác.
9. Phối hợp làm việc trong phòng
- Chủ động phối hợp với các thành viên để đảm bảo hoạt động hành chính – nhân sự diễn ra liên tục, không gián đoạn.
10. Phối hợp công việc chuẩn bị IPO
- Kiện toàn hồ sơ pháp lý: Rà soát và hoàn thiện 100% hồ sơ nhân sự (Hợp đồng lao động, Hồ sơ gốc, chứng từ BHXH, Thuế TNCN) đảm bảo tính tuân thủ tuyệt đối, sẵn sàng cho công tác thẩm định của đơn vị kiểm toán, đơn vị tư vấn,....
- Chuẩn hóa dữ liệu nguồn (Master Data): Xây dựng và duy trì hệ thống dữ liệu nhân sự, chính xác, cập nhật thời gian thực (Real-time) để phục vụ các báo cáo quản trị và minh bạch thông tin theo yêu cầu IPO.
- Hệ thống hóa văn bản quản trị: Phối hợp cùng Trưởng bộ phận chuẩn hóa hệ thống Sơ đồ tổ, Chức năng nhiệm vụ (MTCV/JD) và Quy trình vận hành.
- Phối hợp đối ngoại: Là đầu mối tập hợp, cung cấp và giải trình số liệu nhân sự khi làm việc với các đơn vị tư vấn chiến lược, tư vấn luật trong quá trình thực hiện dự án.
