Tóm tắt công việc: Đảm bảo công tác đón tiếp, hướng dẫn khách, tiếp nhận, xử lý thông tin, quản lý tổng đài và hỗ trợ hành chính văn phòng được thực hiện chuyên nghiệp, góp phần tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, thân thiện của Công ty đối với khách hàng, đối tác và CBNV.
Các nhiệm vụ chính
1. Tiếp đón & hướng dẫn khách đến liên hệ:
- Tiếp đón, chào hỏi, hướng dẫn khách đến đúng bộ phận, cá nhân liên hệ;
- Đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp, thái độ niềm nở, lịch sự.
2. Quản lý tổng đài & điện thoại:
- Tiếp nhận, chuyển cuộc gọi đúng người, đúng nội dung;
- Ghi nhận thông tin, tin nhắn trong trường hợp người cần gặp vắng mặt;
- Xử lý thông tin qua điện thoại.
3. Quản lý khu vực lễ tân, sảnh, phòng họp:
- Đảm bảo khu vực lễ tân, sảnh, phòng tiếp khách luôn sạch sẽ, gọn gàng, chuyên nghiệp;
- Chuẩn bị nước, tài liệu, hậu cần phòng họp khi có yêu cầu;
- Phối hợp với tạp vụ, BQL tòa nhà để duy trì trật tự và hình ảnh chung.
4. Thư từ, bưu phẩm:
- Tiếp nhận, chuyển phát công văn, bưu phẩm đến các phòng ban;
- Gửi công văn, bưu phẩm đi qua bưu điện hoặc chuyển phát nhanh;
- Theo dõi, ghi chép sổ/phần mềm nhận – gửi đầy đủ, chính xác.
5. Công tác hành chính thường xuyên/phát sinh khác theo sự phân công của Lãnh đạo phòng:
- Thực hiện công tác liên quan: taxi, xe nội bộ, ăn trưa, vé máy bay, lưu trú, đặt hoa, in ấn tài liệu…;
- Hỗ trợ thực hiện công tác sự kiện nội bộ, phúc lợi: sinh nhật, 20/10, team building, YEP, hội nghị…)
- Phụ trách thanh toán các chi phí hành chính được phân công;
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Lãnh đạo hoặc Trưởng Phòng Hành chính.
