NHÂN VIÊN MUA HÀNG

1.  Quản lý NCC (tìm kiếm, chọn lựa, đàm phán, đánh giá nhà cung cấp )

• Biết cách xây dựng và phát triển danh mục nhà cung cấp.
• Hiểu về các KPIs đối với NCC để Theo dõi và đánh giá NCC.
• Hiểu về các điều kiện thanh toán trong nước & quốc tế.
• Hiểu các nội dung cơ bản của hợp đồng mua hàng: Điều khoản giá cả, thời gian giao hàng, bảo hành, đổi trả; Các ràng buộc pháp lý (hủy đơn, bồi thường thiệt hại…); Quy định về tranh chấp hợp đồng.
• Nắm rõ quy trình tìm kiếm NCC mới: Khảo sát thị trường; Liên hệ với NCC; Thu thập thông tin và hồ sơ năng lực từ NCC.

2. Quản lý hệ thống NAV & lưu trữ hồ sơ & xây dựng quy trình:

• Hiểu các chứng từ mua hàng: Hợp đồng mua bán; Giấy chứng nhận (VSATTP, CO, CQ, ISO…); Hóa đơn, biên lai, giấy giao nhận hàng; Chứng từ nhập khẩu (nếu có)….
• Hiểu các quy định pháp lý liên quan đến lưu trữ chứng từ mua hàng.
• Hiểu về các yếu tố ảnh hưởng đến nguồn cung và giá cả (thời gian, thời vụ, đơn hàng lớn…).
• Nắm rõ quy trình tạo và duyệt PO trong hệ thống; Quy trình kiểm tra và đối chiếu PO với các chứng từ khác (hợp đồng, hóa đơn…).
• Hiểu rõ quy Trình Theo dõi đơn hàng từ lúc đặt hàng đến khi giao nhận.

3. Mua hàng nước ngoài và logistic nhập khẩu:

• Nắm rõ quy trình nhập khẩu từ lúc đặt hàng đến khi nhận hàng: Ký hợp đồng ngoại thương; Mở tờ khai hải quan; Thực hiện thanh toán quốc tế; Theo dõi tiến độ vận chuyển và thông quan hàng hóa…
• Hiểu rõ tính chính xác của các loại chứng từ nhập khẩu: Invoice – Hóa đơn thương mại; Packing List – Danh sách đóng gói; C/O – Giấy chứng nhận xuất xứ; B/L (Bill of Lading); Tờ khai hải quan; Kiểm dịch, giấy chứng nhận VSATTP (nếu cần).

4. Thu thập, tổng hợp, xử lý, thống kê & phân tích thông tin thị trường, kỹ thuật của vật tư:

• Biết cách thu thập, tổng hợp và phân loại dữ liệu liên quan đến: Đơn đặt hàng (PO); Danh mục vật tư; Tiến độ giao hàng; Chi phí mua hàng và chi phí phát sinh; Hiệu suất của nhà cung cấp (OTIF, thời gian giao hàng, chất lượng)…
• Nắm rõ các danh mục vật tư bao gồm: Mã vật tư (SKU); Đơn vị tính (Unit); Định mức tồn kho tối thiểu – tối đa; Thời gian giao hàng của từng NCC...; loại vật tư và nguyên phụ liệu; Bao bì và nhãn mác...
• Nắm rõ quy trình nhập kho và kiểm tra chất lượng: Kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa khi nhận hàng; Lập biên bản khi phát hiện lỗi hoặc sai sót trong hàng hóa; Quy trình xử lý khi NCC giao hàng không đúng thỏa thuận...
• Hiểu về quy Trình vận chuyển và lưu kho.

5. Phối hợp liên phòng ban & phối hợp với NCC:

• Hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ của từng bộ phận liên quan đến việc mua hàng: Project - Yêu cầu về nguyên vật liệu, thiết bị, máy móc, dịch vụ cho các dự án mới; FnB – Yêu cầu về nguyên liệu thực phẩm, bao bì, dụng cụ bếp…; OPS (Operations) – Đảm bảo hàng hóa, vật tư phục vụ hoạt động hàng ngày...; Marketing – Yêu cầu về vật phẩm quảng cáo, POSM, ấn phẩm thương hiệu...; Technical – Yêu cầu về thiết bị, bảo trì, lắp đặt máy móc...
• Nắm rõ quy trình mua hàng nội bộ: Quy trình mua hàng; Quy trình phê duyệt đơn hàng; Quy trình xử lý công nợ và thanh toán...
• Hiểu rõ các bước từ khi nhận yêu cầu mua sắm đến khi phát hành PO cho NCC.

6. Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Quản lý trực tiếp