1. Phụ trách mua hàng theo sự phân công của Trưởng phòng mua hàng và thực hiện công tác mua hàng trong nước theo đúng Quy trình mua hàng.
2. Lựa chọn Nhà cung cấp
- Tìm kiếm nguồn cung cấp hàng theo yêu cầu từ các phòng ban Phòng Quản lý dự án, phòng kinh doanh, phòng nhân sự…
- So sánh theo mặt hàng, Nhà cung cấp (NCC) trình duyệt theo quy định
- Kiểm tra tồn kho trước khi đặt hàng, so sánh 3 báo giá đơn trên 10 triệu (theo yêu cầu của trưởng phòng)
- Lựa chọn NCC có uy tín, đảm bảo các tiêu chí công ty đề ra
- Thường xuyên cập nhật và lựa chọn NCC mới theo định kỳ hàng quý, hàng năm hoặc bất cứ khi nào có sự thay đổi, thông tin không tốt về NCC hiện hành
3. Thương lượng, đàm phán
- Thương lượng các điều khoản có lợi nhất cho công ty về giá, tín dụng, giao hàng, bảo hành, chứng từ và các hỗ trợ khác khi cần
- Đề xuất thay đổi NCC ngay nếu thấy bất lợi cho công ty
4. Tiến hành nhập hàng
- Kiểm tra giá, tín dụng và các điều kiện liên quan trước khi đặt hàng
- Kiểm tra giá vốn, tính GP, thời gian đặt hàng, thời gian bảo hành và chứng từ liên quan trong giai đoạn báo giá hoặc ký hợp đồng với khách hàng.
- Tạo mã hàng hóa trên phần mềm dựa trên thông tin từ NCC cung cấp.
- Hỗ trợ kế toán cập nhật địa chỉ NCC
- Tiến hành đặt hàng theo đúng quy trình mua hàng của công ty (phải có ký duyệt đầy đủ trước khi mua)
- Soạn thảo/kiểm tra hợp đồng mua bán và phụ lục hợp đồng
- Đề xuất, cảnh báo các bộ phận liên quan về các biện pháp đảm bảo an toàn cho hàng hóa như mua bảo hiềm, đóng hàng,….
- Lưu trữ, bảo quản đầy đủ chứng từ
- Cung cấp các chứng từ cần thiết trước và sau khi nhập hàng (Hồ sơ năng lực NCC,Chứng từ CO/CQ, Phiếu xuất xưởng, Hóa đơn,…) cho các bộ phận liên quan theo đúng quy định của công ty
- Thường xuyên cập nhật tình hình hàng hóa cho các bộ phận liên quan
- Làm thủ tục thanh toán
- Thủ tục trả hàng (nếu có)
5. Theo dõi và báo cáo
- Báo cáo công việc hàng ngày cho trưởng phòng
- Theo dõi tình hình giao hàng, và các thủ tục liên quan đến hàng hóa
- Báo cáo tiến độ mua hàng đến các bộ phận liên quan và cấp quản lý
- Dự trù hàng hóa, tiền hàng cho các bộ phận liên quan
- Đề xuất các cải tiến, thay đổi cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả công việc
- Báo cáo doanh số mua hàng (nếu có)
6. Phối hợp, hỗ trợ với các phòng ban khác
- Luôn tuân thủ các phân công công việc từ Trưởng bộ phận và BGĐ
- Phối hợp, hợp tác với các thành viên trong phòng và phòng ban khác để nâng cao hiệu quả công việc, vì lợi ích chung của công ty
- Cam kết không vụ lợi cá nhân, luôn làm việc với tinh thần trách nhiệm cao nhất
- Thái độ cư xử văn minh với cả khách hàng, đối tác và đồng nghiệp
- Không ngừng học hỏi, cầu tiến, chủ động trong công việc riêng và chung
7. Đăng ký dự án: OSD, Nuuo, cập nhật file danh sách dự án
8. Lưu trữ hồ sơ mua hàng theo đúng quy định.
9. Tham gia các cuộc họp định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Công ty.
10. Thực hiện chế độ Báo cáo công việc theo quy định của Công ty.
11. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng Mua hàng và Ban TGĐ phân công.
