Nhân viên quản lý đơn hàng - Ngành may mặc xuất khẩu (Merchandiser)

1. Xây dựng kế hoạch công việc thuộc phạm vi phụ trách

• Xây dựng kế hoạch làm việc của cá nhân định kỳ (ngày/tuần/tháng) gửi cấp quản lý. Báo cáo, đánh giá việc thực hiện kế hoạch và các vấn đề/rủi ro phát sinh dự kiến trong quá trình thực hiện một cách thường xuyên, kịp thời gửi cấp quản lý.
• Tham gia xây dựng kế hoạch hoạt động của Phòng.

2. Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn

Báo giá và xác nhận đơn hàng với khách hàng

• Thực hiện việc tiếp nhận thông tin yêu cầu báo giá/đơn hàng từ khách hàng.
• Hỗ trợ trong việc chào giá tới khách hàng trong thời gian sớm nhất (trong vòng 24 giờ).
• Kiểm tra năng lực sản xuất của nhà máy đối với đơn hàng yêu cầu (nếu có).
• Thực hiện đàm phán mức giá và thời gian giao hàng tốt nhất đối với nhà máy may, nhà cung cấp phụ liệu, nhà cung cấp vải theo sự hướng dẫn, hỗ trợ của cấp quản lý
• Hỗ trợ trong việc báo giá cuối cùng và thời gian giao hàng tới khách hàng để xác nhận đơn hàng chính thức từ khách hàng (nếu có)

Xác nhận đơn hàng với nhà máy may và nhà cung cấp nguyên phụ liệu

• Làm việc với nhà máy may (nếu có), xưởng vải để kiểm tra năng lực đáp ứng đơn hàng (nếu có).
• Thực hiện việc gửi bảng giá, đơn đặt hàng tới nhà máy may để xác nhận.
• Thực hiện kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin chi tiết do khách hàng cung cấp gồm: Mã số đơn hàng, nhãn, số lượng, thông số kỹ thuật, nguyên phụ liệu, phương thức thanh toán, thời gian giao hàng…
• Trực tiếp thu thập các thông tin chi tiết đơn hàng của khách hàng: Mã số đơn hàng, nhãn, số lượng, thông số kỹ thuật, nguyên phụ liệu, phương thức thanh toán, thời gian giao hàng… (nếu có)
• Cung cấp đầy đủ thông tin chi tiết của đơn hàng… đến nhà cung cấp nguyên phụ liệu và nhà máy may
• Thực hiện kiểm tra thông tin về nguyên phụ liệu theo yêu cầu trong đơn hàng
• Chịu trách nhiệm trong việc tính toán chi phí nguyên phụ liệu (nếu có)
• Trực tiếp đàm phán với các nhà cung cấp nguyên phụ liệu về số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng và đảm báo giá cả tốt nhất
• Hoàn thành xác nhận từ nhà cung cấp nguyên phụ liệu về khả năng đáp ứng đơn hàng
• Hoàn thành xác nhận từ khách hàng đối với nguyên phụ liệu của đơn hàng (nếu có)

Giám sát quy trình thực hiện mẫu của đơn hàng

• Tìm kiếm, chuẩn bị nguyên phụ liệu may mẫu Fit sample
• Theo dõi, đôn đốc các nhà máy hoàn thành Fit sample đúng hạn.
• Kiểm tra chi tiết và đề xuất điều chỉnh (nếu có) Fit sample.
• Thiết kế, lập bảng thông số, duyệt mẫu để đưa vào sản xuất (chuyển sang nhân viên kỹ thuật)
• Gửi, theo dõi và đôn đốc lấy góp ý, xác nhận Fit sample từ khách hàng
• Cung cấp nguyên phụ liệu may PP sample (nếu có)
• Theo dõi, đôn đốc các nhà máy hoàn thành PP sample đúng hạn.
• Kiểm tra chi tiết và đề xuất điều chỉnh (nếu có) PP sample.
• Gửi, theo dõi và đôn đốc lấy góp ý, xác nhận PP sample từ khách hàng
• Chịu trách nhiệm trong việc gửi mẫu PP đã được khách hàng duyệt đến Phòng QAs/QCs và Nhà máy may để cắt đơn hàng đại trà.

Theo dõi, giám sát quá trình sản xuất sản phẩm (W.I.P)

• Theo dõi và đôn đốc nhà máy, xưởng vải gửi Knit down, strike off, Lap dips, Yarn dips, Hand looms…
• Phát triển, theo dõi và đôn đốc xưởng in (pigment print) gửi mẫu và lấy xác nhận từ khách hàng (nếu có)
• Lấy job # đúng theo yêu cầu, đúng thời gian (nếu có)
• Đôn đốc, lấy góp ý xác nhận của khách hàng về Knit down, strike off, Lap dips, Yarn dips, Hand looms…
• Chuyển giao góp ý của khách hàng về Knit down, Strike off, Lap dips, Yarn dips, Hand looms… cho nhà máy, xưởng vải
• Lấy job # (nếu có), theo dõi và đôn đốc nhà máy, xưởng vải gửi Shade bands và lấy góp ý, xác nhận của khách hàng.
• Chuyển giao góp ý của khách hàng về Shade bands… cho nhà máy, xưởng vải
• Theo dõi và đôn đốc các nhà cung cấp nguyên phụ liệu gửi phụ liệu cho khách hàng duyệt. Lấy góp ý, xác nhận từ khách hàng và chuyển giao cho nhà máy khi đã được xác nhận (nếu có)
• Đôn đốc nhà máy, xưởng vải gửi vải đi test theo đúng yêu cầu đơn hàng.
• Đôn đốc nhà máy, xưởng vải gửi vải đi test Heat seal/ Size sticker (nếu có)
• Theo dõi, giám sát việc sản xuất và thời gian giao nguyên phụ liệu của nhà cung cấp
• Hỗ trợ trong việc phối hợp với nhà máy lập kế hoạch và theo dõi tiến độ sản xuất sản phẩm theo thời hạn giao hàng.
• Theo dõi sát chất lượng vải và phụ liệu khi về đến nhà máy. Xử lý những vấn đề phát sinh về chất lượng vải và phụ liệu kịp thời. Theo dõi sát việc đền bù phát sinh (nếu có)
• Hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh về nguyên phụ liệu, tiến độ sản xuất sản phẩm và những yêu cầu khác của khách hàng
• Đôn đốc nhà máy may mẫu AD/Photo shoot và gửi khách hàng đúng hạn
• Liệt kê và đặt đầy đủ nguyên phụ liệu đến nhà cung cấp (nếu có)
• Thúc đẩy nhà xưởng vải, nhà máy may sản xuất vải và may Salesman samples (nếu có)
• Hối thúc nhà máy may gửi Top samples và lấy xác nhận từ khách hàng đúng thời hạn
• Chịu trách nhiệm làm việc với khách hàng, nhà máy, đơn vị kiểm định của khách hàng để hoàn thành bản xác nhận sản phẩm hợp chuẩn theo yêu cầu của đơn hàng
• Kiểm tra, duyệt kích thước bao, thùng và triển khai quy trình đóng gói tại nhà máy, thực hiện kiểm tra quá trình đóng gói sản phẩm đầu tiên theo đúng yêu cầu của khách hàng.

Giám sát hoạt động giao hàng

• Làm việc với khách hàng để xác nhận ngày giao hàng cuối cùng và lịch vận chuyển bằng đường biển/ hàng không
• Đôn đốc nhà máy liên hệ nhà vận chuyển để lấy xác nhận đơn hàng vận chuyển (Booking confirmation)
• Theo dõi, kiểm tra số lượng sản phẩm và thời gian giao hàng thực tế của Nhà máy đảm bảo phù hợp với cam kết trong đơn hàng
• Theo dõi, báo cáo và hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình giao hàng cho khách hàng

Quản lý việc thanh toán đơn hàng

• Đôn đốc việc thực hiện báo cáo kết quả kiểm hàng của Phòng QAs/QCs hoặc đơn vị kiểm định độc lập tới khách hàng
• Theo dõi và lấy IC (inspection certificates) từ khách hàng (nếu có)
• Theo dõi, giám sát và kiểm tra bộ chứng từ xuất hàng của nhà máy
• Thực hiện bộ chứng từ vận chuyển và thanh toán (nếu có)
• Thực hiện Debit Note cho Đơn hàng salesman Sample (nếu có) gửi khách hàng đúng thời hạn (nếu có) và theo dõi tiến độ thanh toán
• Gửi bản sao (bản scan) bộ chứng từ đến khách hàng và bộ chứng từ gốc đến Văn phòng chính
• Đôn đốc tiến độ thanh toán của khách hàng và nhà máy
• Hỗ trợ dự báo nhu cầu của khách hàng về các đơn hàng tiếp theo (nếu có)

Phát triển mẫu mới

• Hỗ trợ Trưởng phòng làm việc với các sales của công ty và khách hàng để thu thập các nhu cầu về sản phẩm mới (nếu có)
• Làm việc với khách hàng và phát triển các mẫu Proto
• Làm việc/Phối hợp với phòng vải và các nhà cung cấp để tìm kiếm nguyên phụ liệu phù hợp
• Làm việc với nhà cung cấp vải và các nhà cung cấp nguyên phụ liệu để làm mẫu Proto
• Làm việc/Phối hợp với phòng vải và phòng mẫu để sản xuất mẫu mới
• Làm việc với nhà máy và phòng mẫu để sản xuất Proto đúng thời hạn

Cập nhật các thông tin đơn hàng trên POM.

Lập báo cáo Trưởng phòng định kỳ và đột xuất theo yêu cầu.

Thực hiện lưu trữ thông tin, dữ liệu khách hàng, mẫu sản phẩm theo quy định

3. Thực hiện các việc khác do người quản lý phân công.