1. Tiếp nhận thông tin, yêu cầu mua hàng từ Sales/Chief. (Khi biết có Đầu ra mà Sales/Chief chưa kịp cung cấp thông tin Đầu vào thì chủ động push để có được thông tin kịp thời đặt hàng).
2. Tiến hành các thủ tục nhập hàng:
+ Đối với dự án lẻ:
- Thương lượng giá, điều khoản Hợp đồng/Đơn hàng.
- Đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
- Chuyển cấu hình để Kỹ thuật kiểm tra Đầu vào - Đầu ra.
+ Đối với dự án lớn (Chief/Sales đã chốt giá):
- Chuyển cấu hình để Kỹ thuật kiểm tra Đầu vào - Đầu ra.
- Liên hệ nhà cung cấp Hãng chỉ định để chốt hàng hóa, điều khoản Hợp đồng/Đơn hàng.
3. Xem xét và trình ký Hợp đồng/Đơn hàng, xác nhận đặt hàng, đặt cọc (nếu có).
4. Chuẩn bị thủ tục cọc (làm phiếu Đề nghị) kịp tiến độ của Khách hàng.
5. Cung cấp thông tin cần thiết (thời gian đặt hàng, thời gian bảo hành, chứng nhận phần mềm, chứng nhận dịch vụ, CQ-CO, …) để hoàn thiện Hợp đồng với Khách hàng.
6. Chuyển trả Hợp đồng/Đơn hàng, chứng từ cho nhà cung cấp.
7. Cập nhật thông tin thay đổi liên quan đến hàng hóa trong dự án --> Trình ký Phụ lục thay đổi nội dung Hợp đồng (nếu có).
8. Theo dõi tiến độ nhập hàng --> Gửi thông tin để phòng Kỹ thuật nhận hàng.
9. Đối với hàng TDSouth mua trực tiếp từ nước ngoài: liên hệ Công ty dịch vụ làm thủ tục khai Hải quan --> Hoàn tất hồ sơ nhận hàng.
10. Theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng, kết hợp với Sales và các Phòng ban liên quan để giải quyết những vướng mắc về hàng hóa, chứng từ, bảo hành, triển khai có liên quan đến nhà cung cấp.
11. Kiểm tra, đối chiếu và tập hợp các chứng từ của nhà cung cấp bổ sung đầy đủ cho kế toán hoàn thiện hồ sơ thanh toán.
12. Theo dõi để push nhà cung cấp gửi các chứng nhận CO-CQ, Packing list, Vận đơn, License theo yêu cầu của khách hàng.
13. Các công việc liên quan đến hàng hóa sau khi giao (sửa chữa, bảo hành…) hỗ trợ Phòng Kỹ thuật theo dõi & nhắc nhở nhà cung cấp nếu bị chậm trễ.
14. Lập hồ sơ, quản lý và lưu trữ hồ sơ dự án theo từng dự trù.
15. Lập Kế hoạch và chuẩn bị hồ sơ thanh toán công nợ cho nhà cung cấp.
16. Xây dựng và lập danh sách nhà cung cấp.
17. Báo cáo tiến độ dự án theo yêu cầu của cấp trên.
18. Báo cáo định kỳ công việc đang thực hiện cho Trưởng nhóm.
19. Phụ trách mua thiết bị, phần mềm khi TDSouth có nhu cầu sử dụng.
20. Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.
