Operations Manager (Ecommerce)

1. Mục tiêu vị trí

Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động vận hành ecommerce end-to-end, bao gồm quản lý kho 3PL, thiết lập và tối ưu quy trình vận hành, kiểm soát chất lượng hàng thành phẩm, đảm bảo SLA xử lý đơn hàng, tối ưu chi phí logistics và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

2. Trách nhiệm chính

A. Quản lý vận hành Ecommerce (Order Fulfillment)

1. Quản lý toàn bộ quy trình xử lý đơn hàng từ khi nhận order đến khi giao thành công
2. Đảm bảo SLA đóng gói, xuất kho và giao hàng đúng cam kết
3. Theo dõi các KPI vận hành:

• Fulfillment lead time
• On-time dispatch rate
• Successful delivery rate
• Return rate / cancellation rate

Phối hợp với team CS, Sales, Marketing để xử lý vấn đề phát sinh

B. Quản lý kho 3PL (Warehouse Management)

1. Là đầu mối làm việc chính với đối tác 3PL warehouse
2. Thiết lập SLA vận hành với 3PL: inbound timeline; outbound timeline; inventory accuracy; packing quality…
3. Theo dõi hiệu suất vận hành của 3PL theo tuần/tháng
4. Kiểm soát tồn kho: stock aging; slow-moving inventory; shrinkage
5. Thực hiện audit kho định kỳ

C. Thiết lập & tối ưu quy trình Operation

1. Xây dựng SOP cho các hoạt động: order processing; fulfillment; inventory management; return handling; QC hàng hóa
2. Chuẩn hóa workflow vận hành giữa: ecommerce platform, warehouse, vận chuyển, CS team
3. Tối ưu quy trình để giảm cost per order

D. Quản lý QC hàng thành phẩm (Finished Goods QC)

1. Thiết lập tiêu chuẩn kiểm tra chất lượng hàng thành phẩm khi nhận hàng từ Supplier
2. Phối hợp với nhà cung cấp/kho để kiểm soát: packaging condition, labeling accuracy, barcode compliance, bundle/kit accuracy
3. Theo dõi defect rate
4. Thiết lập quy trình xử lý hàng lỗi: rework, replacement, return vendor

E. Quản lý tồn kho & kế hoạch vận hành (đặc biệt campaign/livestream)

1. Theo dõi tồn kho theo từng kênh bán: Shopee, TikTok Shop, Website, Marketplace khác
2. Đảm bảo inventory availability theo campaign/trong campaign
3. Phối hợp với planning team trong việc chuẩn bị hàng hóa cho campaign/livestream

F. Quản lý đối tác vận chuyển

1. Theo dõi hiệu suất của các hãng vận chuyển
2. Xử lý escalation các vấn đề giao hàng

G. Báo cáo & phân tích dữ liệu vận hành

1. Theo dõi dashboard vận hành: fulfillment performance, 3PL performance, fulfillment cost, return rate.. và các chỉ số vận hành khác
2. Đề xuất giải pháp cải thiện hiệu suất vận hành
3. Báo cáo định kỳ cho Management team