Giai đoạn trước Hợp đồng, công việc bao gồm:
- Phối hợp với các Bộ phận liên quan (Đầu tư, Kinh doanh, Thiết kế, Quản lý Dự án) để thiết lập tổng ngân sách Dự án, ước tính chi phí của từng gói thầu.
- Phối hợp chặt chẽ với Bộ phận Quản lý Dự án trong công tác rà soát hồ sơ thiết kế cũng như công tác quản lý đơn vị Tư vấn QS trong việc lập Hồ sơ mời thầu theo mục tiêu Dự án (Phạm vi công việc, Bảng khối lượng dự toán, điều khoản Hợp đồng, các điều khoản đặc biệt của Chủ đầu tư…).
- Phối hợp chặt chẽ với Bộ phận Quản lý Dự án/ các đơn vị Tư vấn trong suốt quá trình đấu thầu đảm bảo chọn thầu đáp ứng tiến độ của Dự án và nằm trong ngân sách phê duyệt, bao gồm và không giới hạn các công tác như sau:
(i) Sơ tuyển, đánh giá năng lực Nhà thầu;
(ii) Phát hành Hồ sơ thầu, phụ lục hồ sơ thầu, làm rõ thông tin gói thầu;
(iii) Làm rõ Hồ sơ dự thầu và các đệ trình của Nhà thầu;
(iv) Làm rõ đơn giá dự thầu, đàm phán - thương thảo giá thầu;
(v) Báo cáo đánh giá gói thầu;
(vi) Soạn thảo Hợp đồng, tư vấn cho Bộ phận Quản lý Dự án các điều khoản Hợp đồng liên quan, đàm phán Hợp đồng đảm bảo quyền lợi của Chủ đầu tư.
Giai đoạn sau khi ký Hợp đồng: kiểm soát việc triển khai Hợp đồng trong quá trình triển khai thi công cho đến giai đoạn quyết toán.
- Quản lý, báo cáo chi phí, dự trù dòng tiền thanh toán hàng tháng.
- Quản lý, kiểm soát các báo cáo đánh giá khối lượng thực hiện của Nhà thầu từ Tư vấn QS.
- Quản lý, kiểm soát, đánh giá nhằm đảm bảo các yêu cầu phát sinh của Nhà thầu phù hợp với các điều khoản của Hợp đồng.
- Tư vấn và thông tin cho Bộ phận Quản lý Dự án các rủi ro về chi phí và vấn đề liên quan đảm bảo thực hiện công việc gói thầu nằm trong ngân sách được phê duyệt.
- Rà soát đánh giá và tham gia đàm phán giá trị phát sinh/ quyết toán với các nhà thầu.
- Rà soát phê duyệt thanh toán/ phát sinh/ quyết toán.
Công tác chung:
- Xây dựng Bộ đơn giá chuẩn và cập nhật hàng năm.
- Xây dựng và cập nhật danh sách Nhà thầu, Nhà cung cấp.
- Xây dựng quy trình, quy định: Đấu thầu; Quản lý Chi phí; Thanh quyết toán.
- Phối hợp với các phòng ban chức năng để hoàn thành trách nhiệm được giao.
- Phân công, kiểm soát chất lượng, công việc của nhân viên cấp dưới hoặc tư vấn.
- Rà soát lưu trữ và lưu chuyển hồ sơ phù hợp.
