Giới thiệu về Viện Đại học Sydney Việt Nam/About the University of Sydney Vietnam Institute (SVI):
SVI là một trung tâm nghiên cứu và hợp tác đa lĩnh vực, được thành lập dưới hình thức doanh nghiệp xã hội theo quy định của luật pháp Việt Nam. Công ty được thiết kế để tạo điều kiện thuận lợi và củng cố sự trao đổi tư duy và sáng tạo giữa các nhà nghiên cứu, học giá, và cộng đồng nói chung của Úc và Việt Nam.
SVI is a multidisciplinary research and engagement hub established as a social enterprise under the laws of Vietnam. It is designed to facilitate and strengthen intellectual and creative exchange between Australian and Vietnamese researchers, academics and the broader community.
Xây dựng trên nền tảng giáo dục và nghiên cứu hàng đầu thế giới của Đại học Sydney trong nhiều lĩnh vực và các sự hợp tác về học thuật quan trọng và lâu đời với Việt Nam trong suốt 50 năm qua. SVI sẽ thực hiện tầm nhìn của Đại học Sydney về sự hợp tác bền vững, cùng có lợi trong tất cả các mức độ của giáo dục đại học và hợp tác nghiên cứu.
Building on the University of Sydney’s world-class education and research across a broad range of disciplines and its significant and long-standing academic partnerships in Vietnam over the last 50 years, SVI will realise the University’s vision for sustainable, mutually beneficial cooperation across all levels of higher education and research engagement.
Mô tả công việc/Job Description:
Điều phối viên Dự án chịu trách nhiệm phối hợp hiệu quả, quản lý hợp đồng, quản lý tài chính và tuân thủ cho Dự án Sàng lọc Lao trên phạm vị công đồng. Vai trò này phụ trách quản lý các hợp đồng tài trợ, quản lý chi phí dự án, bảo đảm mọi hoạt động tuân thủ các chính sách và quy trình của tổ chức cũng như yêu cầu của nhà tài trợ, đồng thời điều phối chặt chẽ với các phòng ban nội bộ liên quan để bảo đảm dự án được triển khai đúng tiến độ và đạt được các mục tiêu đã đề ra.
The Project Coordinator is responsible for providing effective coordination, contract management, financial oversight, and compliance support for the TB Screening Project. The role oversees grant-related contracts, monitors project expenditure, ensures all activities comply with organisational policies and donor requirements, and facilitates efficient coordination with both internal stakeholders to ensure the project is delivered on time and achieves its intended objectives.
Nhiệm vụ và trách nhiệm/Duties and Responsibilities:
1.Quản lý Dự án & Hợp đồng/Project & Contract Management
- Quản lý tổng thể tất cả các nguồn tài trợ và hợp đồng với nhà tài trợ, đảm bảo tuân thủ các điều khoản và điều kiện khác nhau./Provide overall management of all funding streams and donor contracts, ensuring compliance with varying terms and conditions.
- Đảm bảo tất cả hợp đồng và thỏa thuận được thiết lập đầy đủ và lưu trữ đúng quy định./Ensure all contracts and agreements are in place and properly documented.
- Theo dõi tiến độ dự án và đảm bảo hoàn thành, báo cáo tất cả các hoạt động đúng thời hạn./Monitor project progress and ensure timely completion and reporting of all activities.
2. Quản lý Tài chính & Ngân sách/Financial & Budgetary Management
- Chịu trách nhiệm quản lý ngân sách và báo cáo tài chính cho toàn bộ các hoạt động và nhân sự của dự án./Responsible for budgetary management and financial reporting for all project activities and staff.
- Chuẩn bị báo cáo tài chính chính xác cho nhà tài trợ và các bên liên quan nội bộ./Prepare accurate financial reports for donors and internal stakeholders.
- Đảm bảo việc sử dụng nguồn lực hiệu quả, hợp lý và tiết kiệm./Ensure resources are used efficiently, effectively, and economically.
3. Báo cáo & Lưu trữ Hồ sơ/Reporting & Documentation
- Chuẩn bị báo cáo tiến độ kỹ thuật và tài chính theo yêu cầu của nhà tài trợ và quy định pháp lý./Prepare technical and financial progress reports in line with donor and regulatory requirements.
- Phối hợp với nhóm nghiên cứu để thu thập và xác thực dữ liệu phục vụ báo cáo./Coordinate with the research team to collect and validate data for reporting.
- Đảm bảo tuân thủ các khung pháp lý và quy định, cũng như nộp báo cáo đúng hạn cho các cơ quan liên quan, nhà tài trợ và đơn vị chủ quản./Ensure compliance with legal and regulatory frameworks and timely submission to relevant agencies, sponsors, and host organizations.
4. Hỗ trợ Nhân sự & Tuyển dụng/Human Resources & Recruitment Support
- Hỗ trợ Quản lý Chương trình trong việc tuyển dụng nhân sự và chuyên gia tư vấn cho dự án./Assist the Program Manager in recruiting project staff and consultants.
- Hỗ trợ các hoạt động định hướng, đào tạo và nâng cao năng lực cho nhân sự dự án./Support onboarding and capacity-building activities for project personnel.
5. Mua sắm & Hậu cần/Procurement & Logistics
- Thực hiện hoạt động mua sắm theo đúng chính sách của tổ chức và nhà tài trợ./Carry out procurement activities in compliance with organizational and donor policies.
- Tổ chức hậu cần cho các chuyến công tác, hội thảo và sự kiện cho Quản lý Chương trình và nhóm dự án./Organize logistics for travel, workshops, and events for the Program Manager and project team.
- Hỗ trợ sắp xếp cho khách đến thăm, bao gồm chương trình làm việc và hậu cần./Assist with visitor arrangements, including agendas and logistics.
6. Truyền thông & Kết nối với các bên liên quan/Communication & Stakeholder Engagement
- Phối hợp với nhóm Truyền thông để thực hiện các hoạt động truyền thông và tăng cường nhận diện dự án./Collaborate with the Communications Team on project-related communication and visibility activities.
- Xây dựng và củng cố quan hệ hợp tác với các đối tác và các bên liên quan./Develop and strengthen relationships with collaborative partners and stakeholders.
- Đại diện dự án tham dự các cuộc họp, hội thảo và làm việc với nhà tài trợ khi cần./Represent the project in meetings, workshops, and donor engagements as required.
7. Điều phối Sự kiện & Hội thảo/Event & Workshop Coordination
- Tổ chức các sự kiện, hội thảo và hoạt động phổ biến thông tin liên quan đến dự án./Organize project-related events, workshops, and dissemination activities.
- Đảm bảo triển khai trôi chảy mọi hoạt động của dự án phối hợp chặt chẽ với nhóm Vận hành./Ensure smooth execution of all project activities in close collaboration with the Operations team.
