Trợ lý Tổng giám đốc

1. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

• Là đầu mối hỗ trợ TGĐ trong công tác điều hành hệ thống, giám sát hoạt động các phòng ban, đảm bảo thông tin được luân chuyển chính xác – kịp thời.
• Tham mưu cho TGĐ về quản trị doanh nghiệp, cải tiến quy trình, quản lý dự án, chiến lược vận hành. Đảm bảo việc triển khai chỉ đạo của TGĐ được đầy đủ – đúng hạn – đo lường được kết quả.

2. NHIỆM VỤ & TRÁCH NHIỆM CHÍNH

2.1. Hỗ trợ điều hành hệ thống:

• Theo dõi, giám sát tiến độ các dự án theo sự phân công của TGĐ. Tổng hợp và đánh giá tình hình hoạt động các phòng ban; báo cáo tóm tắt, chỉ ra vấn đề, đề xuất hướng xử lý.
• Kiểm soát sự tuân thủ quy trình, quy định nội bộ; đề xuất cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả.
• Theo dõi chất lượng dịch vụ nội bộ, hiệu suất công việc các bộ phận để báo cáo TGĐ.

2.2. Tham mưu & phân tích nghiên cứu:

• Phân tích số liệu, chuẩn bị báo cáo để hỗ trợ TGĐ ra quyết định.
• Tham mưu các giải pháp chiến lược: Tối ưu vận hành, tăng năng suất. Đánh giá rủi ro trong hoạt động, đề xuất phương án phòng ngừa.

2.3. Quản lý thông tin & truyền đạt chỉ đạo của TGĐ:

• Lọc – chọn – hệ thống hóa thông tin quan trọng trước khi trình TGĐ.
• Truyền đạt chỉ đạo đến các phòng ban, theo dõi việc thực hiện, đôn đốc và báo cáo lại kết quả.
• Giữ vai trò cầu nối giữa TGĐ và các cấp quản lý, đảm bảo thông tin minh bạch – chính xác – kịp thời.

2.4. Quản lý các cuộc họp cấp cao Chuẩn bị nội dung, tài liệu, dữ liệu cho các cuộc họp của TGĐ.

• Tham dự họp cùng TGĐ, ghi nhận vấn đề, lập biên bản và theo dõi hành động sau họp (follow-up).
• Phân tích kết quả họp, đề xuất cách thức triển khai tối ưu.
• Chuẩn bị tài liệu, chương trình làm việc. Lập Dashboard báo cáo công việc các phòng ban, kiểm soát, đôn đốc việc thực hiện chỉ đạo công việc của Tổng Giám đốc.

2.5. Hỗ trợ quản lý dự án & cải tiến hệ thống

• Tham gia và hỗ trợ vào các dự án cải tiến, tự động hóa, chuyển đổi số, quản trị hệ thống. Xây dựng sơ đồ quy trình, đo lường hiệu quả, đề xuất cải tiến liên tục theo yêu cầu của TGĐ (nếu có)
• Theo dõi tiến độ của các bộ phận liên quan, chi phí, chất lượng và lập báo cáo TGĐ kịp thời xử lý.

2.6. Đại diện & hỗ trợ TGĐ trong một số công việc

• Làm việc với các đối tác, cơ quan, đơn vị theo ủy quyền của TGĐ.
• Soát xét các văn bản trình TGĐ, đảm bảo tính pháp lý – logic – phù hợp thực tế vận hành.
• Hỗ trợ TGĐ trong các hoạt động liên quan đến chiến lược, quản trị vận hành và xây dựng văn hóa doanh nghiệp "tích cực"
• Quản lý, nhắc lịch làm việc, sắp xếp các cuộc họp, lịch tiếp khách của Tổng Giám đốc.