Admin Executive

1/ Quản trị hành chính văn phòng (50%)

• Chịu trách nhiệm theo dõi các đề xuất đi công tác, đảm bảo đề xuất phê duyệt hợp lệ. Thực hiện đặt vé máy bay, khách sạn, các dịch vụ liên quan cho nhân sự nội bộ và quốc tế khi đi công tác.
• Quản lý tài sản, thiết bị văn phòng, phương tiện sử dụng chung: Cập nhật mã tài sản, theo dõi bảo trì – sửa chữa định kỳ, lập đề xuất mua sắm (nếu có).
• Quản lý cấp phát & đề xuất liên quan: Tài khoản Grab, thẻ taxi Mai Linh, name card, thiết bị, quản lý văn phòng phẩm, đồ dùng chung, đồ ăn nhẹ (pantry), nước uống, và các nhu yếu phẩm khác..
• Hỗ trợ soạn thảo, xây dựng, cập nhật, cải tiến các quy trình vận hành các dịch vụ nội bộ. Theo dõi số công văn, quyết định, tiếp nhận thư từ, công văn… đến – đi tại văn phòng.
• Chịu trách nhiệm làm việc cùng Ban Quản lý tòa nhà các vấn đề liên quan, các sự cố đến cơ sở vật chất (nếu có). Đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp theo tiêu chuẩn 5S và tiện nghi.
• Hỗ trợ các dịch vụ chung: Đặt lịch họp, chuẩn bị phòng họp tổ chức các cuộc họp, hội thảo, đào tạo liên quan, chuẩn bị tài liệu, ghi chép biên bản (nếu có).

2/ Quản lý ngân sách, nhà cung cấp & theo dõi chi phí (30%)

• Chịu trách nhiệm lập đề nghị phê duyệt chi phí, tạm ứng, hoàn ứng, đề nghị thanh toán cho các nhà cung cấp dịch vụ hợp lệ & đúng thời gian theo quy trình nội bộ.
• Đối soát, theo dõi bảng kê chi phí định kỳ, đảm bảo tối ưu chi phí như: Chi phí máy bay, khách sạn, thuê văn phòng, văn phòng phẩm, vệ sinh văn phòng, điện thoại, internet, nước uống...
• Hỗ trợ lập ngân sách, báo cáo các chi phí hành chính định kỳ liên quan theo yêu cầu từ Cấp Quản lý.
• Chịu trách nhiệm tìm kiếm, duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp dịch vụ. Theo dõi hợp đồng cung cấp dịch vụ, tái ký hợp đồng dịch vụ, đánh giá chất lượng định kỳ.
• Đề xuất thay đổi nhà cung cấp khi cần thiết đảm bảo tối ưu chi phí và chất lượng dịch vụ cung cấp.

3/  Hỗ trợ các sự kiện & hoạt động gắn kết nội bộ (20%)

• Phối hợp tổ chức các hoạt động nội bộ: thiết kế banner/ tiệc chúc mừng sinh nhật, team building, company trip, các dịp lễ Tết….. Hỗ trợ công tác hậu cần các chương trình đào tạo, họp, sự kiện của công ty.
• Hỗ trợ các thủ tục liên quan cho nhân viên tân tuyển (Thiết kế banner welcome new member/chuẩn bị chỗ ngồi, quà..)
• Đóng vai trò hỗ trợ kết nối các phòng ban, góp phần thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp và trải nghiệm nhân viên tích cực.
• Các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp Quản lý.