1. Lập kế hoạch đấu thầu
Tiếp nhận yêu cầu từ các phòng ban (D&S, PMO, AMM).
Xác định loại gói thầu, hình thức đấu thầu và timeline thực hiện.
Lập, trình phê duyệt kế hoạch đấu thầu đảm bảo tiến độ dự án.
KPI: 100% kế hoạch đấu thầu được phê duyệt đúng hạn, ≤5% sai lệch timeline.
2. Chuẩn bị & phát hành Hồ sơ mời thầu (HSMT)
Lập shortlist 3–5 nhà thầu đủ năng lực.
Soạn hồ sơ mời thầu phần thương mại, điều khoản và tiến độ.
Phối hợp kỹ thuật kiểm tra bản vẽ, khối lượng và điều kiện tiên quyết.
Phát hành HSMT, giải đáp thắc mắc, hướng dẫn nhà thầu nộp hồ sơ.
KPI: ≥90% hợp đồng trình ký đúng tiến độ; 100% gói thầu được thực hiện đúng quy trình.
3. Đánh giá hồ sơ dự thầu & thương thảo
Tiếp nhận hồ sơ dự thầu, tổng hợp và chấm điểm kỹ thuật – thương mại.
Lập bảng so sánh, đề xuất nhà thầu xếp hạng cao nhất.
Chủ trì thương thảo giá, điều khoản hợp đồng, trình ký kết quả.
4. Soạn thảo & trình ký hợp đồng
Soạn hợp đồng theo kết quả thương thảo, phối hợp Legal và BCP rà soát điều khoản pháp lý, tuân thủ.
Trình ký, theo dõi phê duyệt và lưu hồ sơ trên hệ thống Gprocess.
5. Theo dõi nghiệm thu & thanh toán
Giám sát tiến độ ký kết, nghiệm thu và thanh toán.
Kiểm tra hồ sơ thanh toán, phối hợp ACC, Kế toán, Kiểm soát thầu đảm bảo đầy đủ, hợp lệ.
6. Tìm kiếm & phát triển nhà thầu
Khảo sát, cập nhật danh mục nhà thầu tiềm năng theo khu vực và năng lực.
Đánh giá năng lực, pháp lý, tài chính, kinh nghiệm của nhà thầu.
Cập nhật danh sách Vendor List định kỳ, đề xuất bổ sung hoặc loại bỏ.
7. Báo cáo & cải tiến quy trình
Lập báo cáo định kỳ, đề xuất cải tiến quy trình, biểu mẫu và hệ thống đấu thầu.
Tham gia triển khai các dự án chuyển đổi số, nâng cấp Gprocess hoặc e-bidding.
