1. Tiếp nhận và cài đặt kế hoạch vận hành:
- Tiếp nhận hợp đồng dịch vụ chuyển từ Phòng Kinh doanh, bộ chứng từ xuất khẩu từ Phòng Giao nhận XNK và yêu cầu chuyển từ khách hàng.
- Phân tích yêu cầu chuyển đổi, lập kế hoạch tuyến đường tối ưu cho các đồng tiền mới, đảm bảo tiết kiệm thời gian và chi phí.
- Tổng hợp yêu cầu vận chuyển hàng ngày, sắp xếp xe tải, thời gian giao nhận và phân công nhân lái xe phù hợp với từng chuyến hàng.
- Nhận lệnh chuyển từ Phòng Giao nhận XNK (đối với hàng nhập) và phân phối để đảm bảo thực hiện quy trình.
2. Điều phối công việc chuyển giao:
- Hàng nhập: Điều phối xe nhận container từ, giao đến địa điểm yêu cầu của khách hàng và trả lại container rỗng theo chỉ định.
- Xuất khẩu: Sắp xếp xe nhận container rỗng từ/depot, đến địa chỉ nhận hàng và giao hàng container hóa về yêu theo booking.
- Làm việc với nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển/nhà thầu phụ khi cần bổ sung thêm phương tiện tiện ích để đáp ứng kế hoạch chuyển đổi.
- Theo dõi và giám sát quá trình vận chuyển, đảm bảo hàng hóa được giao an toàn, đủ số lượng và đúng thời hạn.
3. Quản lý và hỗ trợ chuyển đổi phương tiện:
- Kiểm tra tình trạng tải xe trước khi vận hành (an toàn kỹ thuật, nhiên liệu, giấy tờ liên quan) để đảm bảo xe sẵn sàng hoạt động.
- Theo dõi lịch bảo dưỡng định kỳ của xe, phối hợp với Trung tâm bảo dưỡng Sửa chữa để yêu cầu bảo dưỡng/sửa chữa kịp thời.
- Báo cáo sự cố hoặc hư hỏng của xe trong quá trình chuyển đổi, xuất phương pháp xử lý nhanh chóng.
4. Quản lý chuyển đổi thông tin và dữ liệu:
- Ghi nhận và cập nhật thông tin chi tiết của từng chuyến hàng (tuyến đường, thời gian, loại xe, tài xế) vào hệ thống quản lý.
- Lưu trữ hồ sơ hoạt động (biên bản giao dịch được nhận, chứng từ liên quan) để phục vụ báo cáo và đối chiếu khi cần thiết.
- Theo dõi tiêu thụ nhiên liệu của từng chuyến đi, đảm bảo dưỡng thủ thuật tiêu thụ đã được xác định.
5. Phối hợp và xử lý sự cố:
- Phối hợp với Phòng Kinh doanh, Phòng Giao nhận XNK và khách hàng để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành.
- Xử lý linh hoạt các vấn đề khẩn cấp (xe hỏng, tắc đường, thay đổi yêu cầu từ khách hàng) để giảm thiểu ảnh hưởng đến tiến trình giao hàng.
6. Báo cáo và cải tiến:
- Lập báo cáo hàng ngày/tuần về tình hình điều phối xe tải (số chuyến đi, tình trạng vận hành, chi phí phát sinh).
- Đề xuất các giải pháp tối ưu hóa lịch trình chuyển đổi, giảm chi phí nhiên liệu và nâng cao hiệu quả hoạt động.
7. Các nhiệm vụ khác:
- Thực hiện các công việc khác theo phân tích tải của Trưởng Phòng Vận tải để đảm bảo tải trọng tiêu chuẩn của Phòng Vận tải.
- Cụ thể công việc trao đổi chi tiết trong cuộc phỏng vấn.
