1. Tiếp nhận, cập nhật thông tin nhân viên mới để theo dõi/thu thập hồ sơ nhân viên
- Kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của các giấy tờ trong hồ sơ nhân viên (thông tin nhân viên, khung lương, địa điểm làm việc, số lượng nhân viên ...), liên hệ với Trưởng bộ phận để yêu cầu bổ sung giấy tờ
- Cập nhật thông tin nhân viên vào hệ thống phần mềm nhân sự. Lưu trữ hồ sơ nhân viên (bản cứng)
- Kiểm tra thông tin nhân viên trên giấy giới thiệu của nhãn Bel
- Mỗi 6 tháng, tổng hợp số lượng nhân viên nghỉ việc và lưu trữ hồ sơ tại kho
2. Thực hiện và theo dõi chấm công hàng tháng.
- Nhận bảng chấm công từ các bộ phận được phân công.
- Đối chiếu thông tin chấm công.
· Nhân viên mới vào
· Nhân viên nghỉ việc
· Nhân viên hiện đang làm việc
- Nhập dữ liệu vào phần mềm nhân sự.
- Chấm phép trên excel và phần mềm.
- Theo dõi phép tồn của nhân viên trên excel/phần mềm
- Gửi phép tồn cho trưởng bộ phận sau 6 tháng và 12 tháng.
3. Tiếp nhận và xử lý thông tin nhân viên nghỉ việc
- Gửi mail thông báo cho Bộ phận IT về danh sách thôi việc trong ngày để IT thực hiện hóa code, khóa mail kịp thời và đầy đủ.
- Tiếp nhận nhân sự nghỉ việc từ đơn xin nghỉ việc hoặc mail của Trưởng bộ phận, SS, ASM…
- Cắt danh sách nhân viên nghỉ việc trên excel/phần mềm.
- Gửi danh sách nhân sự nghỉ việc cho PNS vào cuối tuần.
- Phối hợp với IT về việc bàn giao máy vi tính/ laptop, các thiết bị làm việc khác (nếu có).
- Phối hợp với Bộ phận Kho và Bộ phận Kế toán về việc xác nhận công nợ (nếu có) của nhân sự thôi việc.
4. Công việc hành chính, soạn thảo văn bản
- Thực hiện soạn thảo và gửi các thông báo đến các bộ phận
- Cập nhật số lượng nhân sự hàng tháng.
- Dịch thuật văn bản từ Ban Giám Đốc (khi cần).
5. Các công việc khác theo sự điều phối của Trưởng bộ phận
