1. Triển khai quy trình đấu thầu: Mời thầu và chào giá (RFQ/RFP) cho danh mục hàng hóa/dịch vụ nhóm hàng Sales, Marketing, Doanh Nghiệp và IT. Thu thập, so sánh, phân tích hồ sơ dự thầu và tiến hành đấu thầu trực tiếp/ đấu thầu điện tử/ thương lượng trong trường hợp chỉ định trực tiếp nhằm đạt hiệu quả thương mại tối ưu và tuân thủ quy trình/chính sách.
- Soạn lập bộ hồ sơ mời thầu (RFP), yêu cầu chào giá bao gồm phạm vi, yêu cầu kỹ thuật–thương mại, điều khoản, tiêu chí đánh giá và phát hành hồ sơ trên SAP/Ariba.
- Tổ chức làm rõ (clarifications) với nhà cung cấp; thu thập, chấm điểm và lập bảng đánh giá hồ sơ dự thầu (kỹ thuật, thương mại), bảo đảm đánh giá khách quan, minh bạch và tuân thủ quy trình.
- Tổ chức đấu thầu mở/ đấu thầu điện tử/ thương lượng trực tiếp theo đúng quy định; lập biên bản mở thầu/ bảng so sánh/ biên bản thương lượng; trình phê duyệt kết quả lựa chọn Nhà Cung Cấp, bảo đảm quy trình minh bạch, tuân thủ chính sách và đạt kết quả thương mại tối ưu.
2. Thực hiện soạn thảo, trình ký hợp dồng chiến lược/call-off, hợp đồng từng lần, và PO; bảo đảm nguồn cung sẵn sàng, tuân thủ điều khoản, tối ưu TCO, và liên kết với kế hoạch sản xuất–kinh doanh.
- Soạn, rà soát và trình ký hợp đồng chiến lược/call-off, hợp đồng từng lần và PO trên SAP/Ariba; quản lý master data, điều khoản thương mại, hiệu lực giá/renewal, phụ lục; bảo đảm sẵn sàng call-off và tuân thủ điều khoản.
- Thu thập và đối soát dữ liệu với Finance/SRM; lập báo cáo hiệu quả hợp đồng (TCO, savings, tuân thủ); đề xuất hành động cải tiến định kỳ dựa trên KPI và phân tích chi phí–lợi ích.
3. Vận hành quy trình PR → PO → GR/IR cho hàng hóa/dịch vụ nhóm hàng Sales, Marketing, Doanh Nghiệp và IT; kiểm tra tính hợp lệ của PR, phát hành PO đúng yêu cầu; theo dõi tiến độ giao hàng/OTIF, xử lý phát sinh (đổi lịch, thay thế, khiếu nại chất lượng) nhằm bảo đảm thời gian–chi phí–chất lượng tối ưu và tuân thủ quy trình/chính sách (SAP/Ariba)
- Kiểm tra tính hợp lệ của PR (mô tả, số lượng, ngân sách, NCC đề xuất); lập và phát hành PO đúng yêu cầu, đúng nhóm hàng và phê duyệt đúng qui trình
- Giám sát lịch giao hàng, phối hợp NCC và các bộ phận liên quan; cập nhật trạng thái trên SAP/Ariba, bảo đảm OTIF đạt mục tiêu và phản hồi nhanh các thay đổi.
- Theo dõi tiến độ giao hàng và nghiệm thu hàng hóa nguyên vật liệu theo hợp đồng/PO; lập kế hoạch trả hàng (nếu có), phối hợp các bên liên quan (kho, QA, sản xuất, logistics) để bảo đảm giao nhận đúng thời gian – đủ số lượng – đúng chất lượng và cập nhật kịp thời tình trạng GR/IR trên SAP/Ariba
4. Vận hành chu trình Requisition-to-Payment (PR→PO→GR/IR→Payment) cho nhóm hàng Sales, Marketing, Doanh Nghiệp và IT: Điều phối giao hàng, nghiệm thu, đối soát hóa đơn/thanh toán cùng Finance để bảo đảm thanh toán đúng hạn/đúng quy định; tuân thủ hợp đồng và chính sách/quy trình (SAP/Ariba, 3-way match); xử lý ngoại lệ/phát sinh trong quá trình giao dịch.
- Báo cáo các rủi ro, chậm trễ hoặc phát sinh trong quá trình vận hành hợp đồng; phối hợp với các phòng ban liên quan để đề xuất hành động khắc phục/cải tiến quy trình R2P (PR→PO→GR/IR→Payment), nâng cao tuân thủ và hiệu quả vận hành.
